Loading

Schaffen Sie Transparenz

Automatisieren Sie Ihre Geschäftsabläufe mit Prozessflows



Mehr Power für Ihre
ABLÄUFE und PROZESSE

Wer seinen Betrieb rasch und mit einfachen Mitteln effizienter, zuverlässiger und rentabler machen will tut gut daran, bei den internen Abläufen anzusetzen.

Die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern sind neben der Rentabilität die obersten Ziele.

Mit unserem Prozessflow automatisieren sie die Abfolge Ihrer Aktivitäten mit einem übersichtlichen Arbeitssystem.

Wenn Sie sich jetzt vorstellen, schon wieder eine neue Software im Betrieb einführen zu müssen, dann können wir Sie beruhigen, denn die Prozessflows sind Teil der Microsoft Office Umgebung!






Stellen Sie sich auch manchmal die folgenden Fragen ?

Werden Abläufe eingehalten ?

In jedem Betrieb gibt es definierte Arbeitsabläufe. Können Sie sicherstellen, dass die Abläufe auch gelebt werden?

Sind Informationen vollständig?

Sind zu jedem Zeitpunkt alle relevanten Informationen vorhanden ? Denn Rückfragen kosten Zeit!

Paralleles Arbeiten?

Können in einem Arbeitsschritt mehrere Personen gleichzeitig Arbeiten und Ihre Arbeiten dokumentieren? Ohne dass die Informationen von Hand wieder zusammengetragen werden müssen?

Ist die Datenablage organisiert?

Eine strukturierte Datenablage an einem zentralen Ort spart Zeit und Nerven, da auf benötigte Daten jederzeit zugegriffen werden kann!

Habe ich Pendenzen im Griff?

Gibt es ein Hilfsmittel, mit dem ich den Überblick über die offenen Arbeiten behalten kann?

Kennzahlen?

Zu wissen, wo der Arbeitsablauf jeweils unnötig lange hängen bleibt bedeutet entsprechende Optimierungen vornehmen zu können. Übersichtliche Auswertungen schaffen Klarheit.






Die Antwort auf diese Fragen ist unser Prozessflow

"Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse in Unternehmen und Behörden mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz"

(Definition von Workflow aus dem Duden)

Prozessflow - In Office integriert

Prozessflowdokumente bilden einen Arbeitsablauf in Ihrem Geschäft ab und präsentieren sich als optisch ansprechende Word-Formulare.

Das Dokument folgt einem vorgegebenen Pfad durch die Firma, wird jedoch zentral in einer organisierten Ablage gespeichert.

Bei jedem Schritt werden Datum und Visum der bearbeitenden Person automatisch auf dem Dokument eingetragen, dadurch kann das Dokument jederzeit auf seinen Fortschritt geprüft werden.

Dadurch gewinnen Sie Übersicht und schaffen Transparenz.

Mittels Auswertungen ist es jederzeit möglich, diverse Kennzahlen wie z.B. Menge, Art und Durchlaufzeit der erstellten Dokumente zu messen und zu visualisieren.

Optimal eingesetzt, kann ein auf Ihren Prozess abgestimmter Prozessflow die Qualität erhöhen, die Abarbeitung beschleunigen, Rückfragen verhindern, den Papierverbrauch vermindern und somit Zeit und Geld einsparen.






Von diesen Stärken können Sie profitieren

Standards

Im Gegensatz zu anderen Produkten ist der Prozessflow von MOTAflow komplett in die MS Office-Umgebung integriert. Eine Installation von Fremdsoftware ist nicht notwendig. Alle Prozessflows basieren auf Funktionsbausteinen und haben den selben charakteristischen Dokumentenaufbau. Durch diese Einheitlichkeit ist eine effiziente und zielgerichtete Einführung garantiert.

Definitionen

Die Prozessflows können auf bestehenden Prozessen und Dokumenten aufgesetzt werden. Oder aber man nimmt die Chance wahr, verifiziert den aktuellen Stand und implementiert gemeinsam erarbeitete Upgrades. Eine Verprüfung der eingegeben Daten sowie die systemgesteuerte Benutzerführung erhöhen den Nutzen eines Prozessflows.

Motivation

Durch den aktiven Einbezug der Mitarbeiter/-innen bei der Definition und Überarbeitung bestehender Prozesse wird eine maximale Identifikation mit dem neuen Tool erreicht. Zusätzlich gibt die gewohnte Arbeitsumgebung eine hohe Sicherheit im Umgang mit dem Prozessflow. Dadurch wird eine hohe Akzeptanz und somit eine sehr kurze Einführungszeit erreicht. Die Prozessverbesserungen werden schon nach sehr kurzer Zeit erkannt und geschätzt.

Effizienz

Dank Onlinezugriff und der Verwendung vorhandener IT Infrastruktur wie z.B. MS Outlook gibt es keine Wartezeiten bei der Bearbeitung von Dokumenten. Die verschiedenen Stellen erledigen die ihnen zugewiesene Aufgabe innert kürzester Zeit. Durch diese Effizienz wird wertvolle Durchlaufzeit gespart bei gleichzeitiger Kostenoptimierung. Eine Qualitätssteigerung in der Bearbeitung wird durch den qualitativ hochwertigen Informationsgehalt und die Minimierung der Rückfragen erreicht. In Kombination mit der hohen Userakzeptanz wird eine bemerkenswert kurze Einführungszeit ermöglicht.

Stabilität

Das Nutzen der vorhandenen IT Infrastruktur, die transparente und klare Arbeitszuteilung sowie eindeutig definierte und abgegrenzte Arbeitsschritte garantieren die Zuverlässigkeit der implementierten Prozessflows. Selbst bei einem Ausfall der IT sind die Workflowdokumente verwendbar. Sie können in ausgedruckter Form ausgefüllt und manuell verwendet werden. Ein optionaler inhouse First Level Support für die Betreuung der User und der eingesetzten Prozessflows ermöglicht eine maximale Verfügbarkeit.

Monitoring

Mittels der eindeutig definierten Ablage und der Tatsache, dass es nur ein Unikat jedes Dokuments gibt, ist eine 100%-ige Transparenz gewährleistet. Zu jedem Prozessflow können unabhängige Auswertungs- und Controllingansprüche eingebaut werden. Ein Zugriff auf Informationen ist von jedem vernetzten Arbeitsplatz möglich. Reportings können in Echtzeit abgerufen werden. Durch diese Transparenz ist der Stand der Arbeiten jederzeit überprüfbar. Reminderfunktionen, gekoppelt mit Outlook, vereinfacht das Managen von Prozessflows.

Wie können Sie einen Prozessflow nutzen ?

in vier Schritten zum Ziel

  • 1. Analyse

    Im ersten Schritt wird der zu automatisierende Ablauf gemeinsam analysiert und falls erforderlich optimiert.

    Gleichzeitig werden die Systemvoraussetzungen auf Kompatibilität überprüft.

  • 2. Spezifikation

    Im zweiten Schritt werden die Spezifikationen festgeschrieben und das verhalten des Prozessflowdokuments definiert.

  • 3. Umsetzung

    Im dritten Schritt wird das Formular erstellt und nach den Spezifikationen automatisiert. Durch ständige Reviews wird sichergestellt, dass der Entwurf dem vorgegebenen Prozess entspricht. Zu diesem Zeitpunkt ist es problemlos möglich, Anpassungen und Ergänzungen einfliessen zu lassen.

  • 4. Einführung

    Erfüllt der Prozessflow die an ihn gestellten Anforderungen, wird er nach erfolgter Schulung der betroffenen Personen aktiviert.